Pflicht zum Benutzen eines Programms für die Buchhaltung ab 2016

 

Leider stimmt es: Ab 2016 wird es Pflicht sein, zum Erfassen der Einnahmen und Ausgaben eine Software oder Web-App zu benutzen. Ein einfaches Tabellenprogramm wie z.B. Excel zu benutzen, reicht dann nicht mehr.

Die Begründung: Vor einer Prüfung werden die Bücher gerne nachträglich nochmal ‚überarbeitet‘ – um nicht zu sagen ‚frisiert‘. Das mag das Finanzamt nicht. Eine zukünftig zu benutzende Software aber wird jede Eingabe protokollieren, sodass nachträgliche Änderungen an den Daten nachvollziehbar sind. Die Übermittlung der Erklärung musste auch in der Vergangenheit schon elektronisch gemacht werden. Viele Apps für die Buchhaltung bieten die Übermittlung an das Finanzamt als Feature an, es geht aber auch zu Fuß.  Dazu verwendet man dann entweder das vom Finanzamt bereit gestellte Elster Formular (im Grunde das Steuerformular als editierbares PDF), das ist leicht zu bedienen – gibt es aber nur für Windows. Oder man benutzt das Elster online Portal, wo man seine Daten auf der Website eingibt. Das Elster Portal schneidet zwar in Punkto User Interface ziemlich schlecht ab, erfüllt aber den Zweck.

Software

Spezielle Steuer-Software benötigt Zeit, um sich einzuarbeiten und ist vor allem oft teuer, ist aber in der Regel übersichtlicher und einfacher gestaltet als Elster und bietet häufig auch einige Buchhaltungsfeatures an. Weitere Kosten kommen dann aber oft schon nach einem Jahr, wenn sich die Gesetze geändert haben und die Software ein Update braucht – welches gerne mal fast soviel kostet wie der eigentliche Kauf. Ich empfehle jedem, sich neben zu installierender Software auch Online Anwendungen anzusehen. Da könnt ihr von überall an Euren Daten arbeiten, habt weniger Fehlerquellen bei Installation und Datenübermittlung und zahlt unterm Strich oft weniger. Achtet außerdem darauf, welche Funktionen ihr wirklich benötigt. Manchmal sind diese Programme viel umfangreicher als man es als einfacher Freelancer braucht.

Mein persönlicher Favorit ist Umsatz speziell für Mac. Es enthält alles, was man für die einfache Buchhaltung braucht und kommt in ansprechendem und intuitivem Design daher. Die 2016er Version wird die ab dann gesetzlich geforderten Features beinhalten und neben anderen Jahresberichten auch eine eine EÜR erstellen können.

 

Photocredit: Negative Space via Unsplash


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